Phần Mềm Quản Lý Tòa Nhà Chung Cư Và Các Tính Năng Quan Trọng Cần Có

Trong bối cảnh hiện đại hóa và số hóa, việc quản lý, vận hành tòa nhà chung cư không còn chỉ dựa vào phương pháp thủ công mà đã được hỗ trợ mạnh mẽ bởi các phần mềm quản lý thông minh. Những phần mềm này giúp tối ưu quy trình, tiết kiệm thời gian và nâng cao hiệu quả quản lý. Thiết bị điện ADP xin chia sẻ đến bạn những hạng mục quan trọng mà các phần mềm hỗ trợ quản lý, vận hành tòa nhà chung cư cần phải có.

Thực trạng quản lý vận hành tòa nhà chung cư hiện nay

Hiện nay, quản lý vận hành tòa nhà chung cư đang phải đối mặt với nhiều thách thức. Các quy trình quản lý truyền thống thường đòi hỏi sự can thiệp thủ công. Dẫn đến tình trạng thiếu đồng bộ, khó kiểm soát và dễ xảy ra sai sót. Việc quản lý nhiều tòa nhà trong cùng một hệ thống càng trở nên phức tạp. Đòi hỏi một giải pháp toàn diện và hiện đại hơn. Các vấn đề như thu phí dịch vụ, quản lý hợp đồng thuê, bảo trì thiết bị và xử lý yêu cầu của cư dân đang là bài toán nan giải đối với các công ty quản lý.

Lợi ích khi ứng dụng phần mềm thông minh vào quản lý tòa nhà chung cư

Việc ứng dụng phần mềm vào quản lý tòa nhà chung cư mang lại nhiều lợi ích đáng kể:

• Tối ưu hóa quy trình quản lý: Phần mềm giúp tự động hóa nhiều quy trình phức tạp. Từ quản lý cư dân, hợp đồng đến bảo trì hệ thống, giúp tiết kiệm thời gian và nhân lực.
• Nâng cao hiệu quả vận hành: Với khả năng quản lý tập trung và phân quyền chi tiết. Phần mềm giúp ban quản lý dễ dàng kiểm soát và giám sát hoạt động của từng tòa nhà. Đảm bảo mọi việc diễn ra suôn sẻ.
• Minh bạch và rõ ràng: Phần mềm giúp quản lý tài chính một cách minh bạch. Từ việc thu phí dịch vụ đến quản lý công nợ. Giảm thiểu sai sót và tạo sự tin tưởng từ phía cư dân.
• Nâng cao chất lượng dịch vụ: Cho phép xem và phản hồi nhanh chóng các yêu cầu của cư dân. Từ đó nâng cao sự hài lòng và cải thiện chất lượng dịch vụ.

Các tính năng cần có của phần mềm quản lý tòa nhà chung cư

1. Quản lý hệ thống tòa nhà

Phần mềm cần hỗ trợ quản lý tập trung chuỗi nhiều tòa nhà. Cho phép phân quyền chi tiết cho từng quản lý khu vực và tối ưu hóa theo quy trình riêng của từng công ty. Xây dựng hệ thống báo cáo chuyên nghiệp về dịch vụ tòa nhà, thu chi và các chỉ số quan trọng khác. Phục vụ nhu cầu đánh giá và quản lý hiệu quả.

2. Quản lý dân cư – hợp đồng thuê

Phần mềm cần hỗ trợ số hóa thông tin cư dân. Bao gồm dữ liệu cá nhân, tình trạng tạm trú và các tài liệu liên quan. Theo dõi lịch sử sử dụng dịch vụ và thông tin liên quan đến nhân viên trong mặt bằng tòa nhà để dễ dàng quản lý. Quản lý danh sách hợp đồng thuê, thời hạn hợp đồng. Theo dõi lịch thanh toán và tạo hợp đồng mới một cách dễ dàng.

3. Quản lý mặt bằng tòa nhà

• Thông tin mặt bằng/ căn hộ: Quản lý chi tiết mã căn hộ, diện tích và tình trạng sử dụng mặt bằng/căn hộ trong tòa nhà.
• Theo dõi bằng sơ đồ tổng thể tòa nhà: Cung cấp sơ đồ tổng quan, hỗ trợ việc theo dõi mặt bằng và tình trạng sử dụng dễ dàng trên phần mềm.

4. Quản lý yêu cầu cư dân – lễ tân

• Tiếp nhận yêu cầu từ cư dân: Phần mềm cần tổng hợp, phân loại các yêu cầu từ cư dân qua nhiều kênh và quản lý theo các tiêu chí cụ thể.
• Quản lý kết nối lễ tân tới các bộ phận: Giao việc, lên lịch hẹn và theo dõi quá trình xử lý yêu cầu của cư dân. Đảm bảo mọi yêu cầu được giải quyết kịp thời.
• Tiến độ thực hiện yêu cầu: Theo dõi quá trình và tiến độ xử lý các yêu cầu của cư dân, từ lúc tiếp nhận đến khi hoàn thành.

5. Gửi thông báo phí dịch vụ

Phần mềm cần hỗ trợ đồng bộ với nhiều kênh như Zalo Official, Email, SMS để gửi thông báo phí dịch vụ và các tin tức quan trọng tới cư dân.

6. Sổ quỹ, công nợ tòa nhà

• Quản lý phiếu thu, phiếu chi: Quản lý danh sách phiếu thu, phiếu chi và lưu trữ bản scan. Bao gồm cả các mẫu tùy chỉnh theo yêu cầu.
• Quản lý công nợ tòa nhà: Hỗ trợ theo dõi công nợ, nhắc nhở thanh toán và báo cáo công nợ chi tiết theo thời gian thực.

7. Quản lý dịch vụ cơ bản toà nhà

• Dịch vụ cấp điện tòa nhà: Quản lý và tính phí các dịch vụ điện sinh hoạt, chiếu sáng.
• Dịch vụ cấp nước tòa nhà: Quản lý và tính phí nước sinh hoạt, nước nóng theo bậc thang.
• Dịch vụ cấp thẻ xe, thẻ ra vào: Quản lý hoạt động cấp thẻ xe, thẻ ra vào và tính phí dịch vụ gửi xe.
• Quản lý phí dịch vụ tòa nhà: Hỗ trợ thiết lập và tính phí dịch vụ linh động theo từng mặt bằng, bao gồm các ưu đãi hoặc chiết khấu theo chính sách của tòa nhà.

Phần mềm quản lý bán lẻ điện SERS

Trong các chức năng quản lý, vận hành toà nhà chung cư, việc quản lý cấp điện, ghi số điện, thu tiền điện và xuất hóa đơn tiền điện là một tính năng phức tạp, cần nhiều thời gian, nhân lực để làm việc nhưng lại dễ xảy ra sai sót. Chính vì vậy, CPC EMEC đã nghiên cứu và phát triển ra phần mềm quản lý bán lẻ điện SERS để hỗ trợ chủ đầu tư quản lý đơn giản và hiệu quả.

Với mục đích phục vụ cho các đơn vị quản lý bán lẻ điện cho các toà nhà, căn hộ cho thuê, các khu nghỉ dưỡng,… SERS bao gồm đầy đủ các phân hệ phục vụ quản lý khách hàng sử dụng điện như: quản lý hợp đồng/khách hàng, kết nối, ghi chỉ số, tính hóa đơn, thanh toán tiền điện, chăm sóc khách hàng (CSKH),… Có thể kết hợp mở rộng giải pháp cho dịch vụ kiểm toán năng lượng và tư vấn tiết kiệm điện cho khách hàng về sau.

Lợi ích mà phần mềm quản lý bán lẻ điện SERS mang lại

Sự ra đời của phần mềm quản lý điện SERS và công tơ điện tử EMEC đã giúp các chủ đầu tư, ban quản lý toà nhà, các hợp tác xã kinh doanh điện có thể giải quyết được những tồn đọng trong công tác quản lý, vận hành, kinh doanh. Cụ thể như sau:

Đối với chủ đầu tư:

• Thu thập số liệu công tơ đo đếm từ xa bằng các phương thức truyền thông phù hợp nhu cầu khách hàng như: RF, PLC, modem 3G/4G, Wifi, RS485 Modbus,…
• Dễ dàng quản lý thông tin khách hàng, thông báo, thanh toán tiền điện, phát hành hóa đơn, chăm sóc khách hàng,…
• Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng, cộng đồng từ việc xử lý kịp thời các thông báo sự cố, khiếu nại từ người dân
• Giảm thất thu nhờ giảm thiểu sai sót và gian lận trong quá trình ghi số điện.
• Cắt giảm nguồn nhân lực ghi chỉ số điện. Tránh những sai sót không đáng có trong việc ghi, tính toán số điện.
• Góp phần minh bạch trong công tác kinh doanh điện năng giữa chủ đầu tư/đơn vị cung cấp dịch vụ và khách hàng.
• Đơn giản hóa các quy trình vận hành. Cắt giảm các công việc thủ công giúp tiết kiệm thời gian và công sức.
• Hệ thống hóa các công việc, góp phần tiết kiệm các chi phí về quản lý và nhân sự
• Phù hợp với nhiều dạng toà nhà và nhu cầu của khách hàng
• Quản lý được hao tổn điện năng
• Phát hiện nhanh các sự cố điện năng
• Chủ động quản lý nguồn dữ liệu khách hàng trên máy chủ

Đối với khách hàng:

• Dễ dàng xem và thanh toán chi phí tiền điện với đa dạng hình thức thanh toán
• Nhận thông báo & trao đổi thông tin, phản hồi, góp ý nhanh chóng